Técnicas para gestionar tu tiempo y ser más productivo

La gestión del tiempo es un aspecto por mejorar para la mayoría de las personas, pregunta alrededor, la mayoría dirá qué al terminar el día tienen la sensación que no han hecho ni la mitad de lo que querían hacer. ¡Seguro que te ocurre algo parecido! Y encima, te pasas todo el día estresado y corriendo.

No paras un segundo… y nunca llegas.

¿Te sientes como el burro persiguiendo la zanahoria? Pues bienvenido al club, no de los burros que persiguen zanahorias, sino de las personas que quieren aprender a gestionar mejor su tiempo y poder:

-Rendir más y tener menos estrés.

-Dejar la agenda en cero y que sobre tiempo para ti.

-Ser eficaz haciendo las cosas con calma.

¿Se puede conseguir esto? Se puede. Y te voy a decir cómo, pero antes de eso quiero que hagamos cuentas.

Supongamos que pierdes una hora al día. ¿Cómo? Empieza a fijarte: estás trabajando y paras un momento para mirar el WhatsApp, ya que has parado, echas un vistazo a Facebook y ves un anuncio de algo que estabas buscando ayer, y das click, solo un momentito para echar un vistazo. ¿Te suena esto? Pues súmale el tiempo que pasas saltando de una tarea a otra, sin planificación, vamos a poner que todo eso suma una hora diaria de tu jornada laboral (y hasta me parece poco).

En un mes, has perdido 20 horas. Son dos días y medio de trabajo.

En un año, has perdido 30 días de trabajo. Treinta Días de Trabajo. 

¿Te das cuenta de la barbaridad que es eso? Pues es el resultado de tu ratito de WhatsApp mientras estás trabajando, ahí tienes la cuenta hecha y ese es el mes que vas a ganar si aprendes a gestionar tu tiempo para ser más productivo.

Voy a darte cinco puntos básicos, que utilizamos en InCinco para ganarle la batalla al reloj, ser más productivos y eficientes.

1. Planifica

Esto es básico para empezar a poner un poco de orden. El día anterior, antes de terminar de trabajar, deja planificadas las tareas del siguiente día, así evitas improvisar, también empieza a dejar un espacio para las urgencias y otros “imprevistos” que te rompen la agenda.

2. Agrupa tareas y prioriza

Hazlo por familias, reuniendo las que sean iguales o parecidas. Por ejemplo, contestar emails. Si lo haces todo junto, en vez de responder uno ahora y otro dentro de media hora, evitarás perder tiempos intermedios. Se van muchos minutos al día solo en el hecho de cambiar de tarea y dentro de esos grupos de tareas, establece objetivos prioritarios (y ojo, realistas, no te pases poniendo cosas en la lista que ya sabes que no vas a poder cumplir). 

3. Reserva tiempo sin interrupciones

Esto es básico en tiempos de redes sociales.  Si vas a trabajar en algo que necesita concentración, tienes que cerrar los canales por donde entran la mayoría de las distracciones. 

Silencia el móvil y ponlo fuera del alcance de la mano, bloquea notificaciones emergentes en tu ordenador, cierra las pestañas que no vayas a utilizar y, para resumir, silencia avisos, campanitas, zumbidos o cualquier otra cosa que pueda llamar tu atención. Piensa que cada vez que inicias con un nuevo tema, te lleva un ratito llegar al nivel adecuado de concentración. Cuando empiezas y dejas determinadas tareas sin terminar, estás sumando minutos de transición, minutos perdidos que suman, o más bien restan, a lo largo del día. 

En serio: nada va a pasar porque estés fuera de cobertura una hora. El mundo sigue girando y si hay algo que debas saber, seguro que puedes enterarte más tarde.

A veces, la inmediatez de las comunicaciones y la (falsa) necesidad de estar siempre disponibles, son el enemigo.

4. Pon limitaciones temporales

Esto seguro que te ha pasado mil veces: tienes que hacer una tarea y si no te pones un tiempo, puedes pasarte la mañana en ella, pero si solo tienes una hora para hacerla, la acabas en esa hora. Está demostrado, sino busca en Google “Ley de Parkinson” verás que: Si hay que cumplir un plazo, las excusas se paran y la concentración se dispara. 

Entonces ¿por qué no lo usas a tu favor? Ponte tiempos y trata de cumplirlos. Verás cómo empiezas a ganar minutos.

¿Tienes que hacer llamadas? Asigna para eso el tiempo que consideres y no te pases. Por ejemplo, reserva una hora para las videoconferencias del día e intenta que con eso te alcance. 

Si empiezas una tarea y no la terminas, seguro que te vas a demorar más de lo normal.

5. Utiliza la técnica “Pomodoro”

Esto empezó a ponerse en práctica en los años 80 y te aseguro que funciona. Se basa en un hecho comprobado: las personas podemos mantener una concentración máxima en una tarea durante 25 minutos. A partir de ahí, empieza a flojear y la productividad disminuye.

Por eso la técnica “Pomodoro” se basa en periodos de concentración de 25 minutos, seguidos de descansos cortos de cinco minutos. 

Repitiendo esa secuencia, se logra optimizar el tiempo de trabajo de una forma brutal.

¿Cómo lo ves? ¿Son cosas fáciles de implementar? Sé que en este artículo nada es nuevo y estoy casi seguro que estos trucos ya te los sabes pero ¿los estás aplicando? 

Si no los llevas a la práctica, puedes estar tirando a la basura un mes de trabajo. 

Implementa estos 5 cambios y cuéntanos que te han parecido.

Muchos éxitos